Доводжу чи довожу як правильно?

Довожу до вашего сведения: образец докладной записки

Оформление любого внутреннего документа в компании или учреждении подчиняется определенным правилам и должно быть грамотно составленным.

Задокументированная докладная записка обладает юридической силой и содержит обоснованную причину написания. Документ информирует о возникшей проблеме, происшествии и вариантах их решения в пределах организации.

Посмотреть разные виды записок – Довожу до вашего сведения (образец) можно на нашем сайте.

Что такое докладная записка?

Данный документ является фактической формальностью, которая в будущем сможет уберечь сотрудника от несправедливых решений и претензий начальства при решении определенного рабочего вопроса.

Записка всегда сообщает что-либо, подтверждает трудовые взаимоотношения, поэтому оформляется на бланке формата А4 или фирменном бланке предприятия, с регистрацией в специальном журнале.

Докладной документ подчиненное лицо пишет вышестоящему. Докладная содержит информацию, касающуюся деятельности конкретного структурного отдела, побуждая руководителя принять решение и вынести резолюцию, с визированием ее на бланке и указанием сроков рассмотрения.

Записка составляется по личной инициативе работника либо по требованию начальника, и всегда в конце содержит вывод. Правила оформления и код внутреннего документа соответствуют классификатору управленческой документации (ОКУД) — 0286041.

Разновидности и цели образцов: Довожу до вашего сведения

Докладные документы необходимы в деятельности любой компании для того, чтобы:

  • повышалась эффективность труда;
  • находились пути решения конкретной проблемы;
  • разрешилась или исправилась неблагоприятная ситуация;
  • снялся определенный груз ответственности;
  • осуществилась защита при ущемлении прав.

Текст докладных записок бывает самым различным, но он всегда касается деятельности конкретного сотрудника, подразделения либо организации.

Часто записка выступает не только важным сообщением, но и конкретным предложением по повышению эффективности компании.

Образец записки: Довожу до вашего сведения, бывает внутренним и внешним.Первый вид документа работник пишет сам или по просьбе начальника. Записку визирует автор.

Внешняя докладная необходима для направления в вышестоящие инстанции, другие уполномоченные органы, и всегда оформляется на фирменном бланке. Дату ставят в календарный день оформления и визирования.

По содержательности различают следующие виды записок:

  • информационные(пишутся регулярно, сообщают о рабочем процессе, состоят из предложений по работе);
  • отчетные (содержат сведения по итогам распоряжения за конкретный период);
  • инициативные(сотрудник предлагает руководству принять решение по конкретному вопросу рабочих моментов).

Иногда докладные записки пишутна лентяев и скандалистов, если это мешает нормальному рабочему процессу.

Структурные элементы записки

Документ всегда имеет смысловые разделы. Структуру документа составляют следующие части:

  1. Фактическая. Указывает причины, побудившие к написанию документа.
  2. Аналитическая. Описывает саму ситуацию и способы ее разрешения.
  3. Резюмирующая. Убеждает и побуждает начальство принять решение.

Документ оформляют не только в текстовом, но и табличном варианте. В некоторых записках отсутствует аналитическая часть, и тогда структура состоит из фактического раздела и вывода с предложениями по разрешению ситуации, или высказанным мнением специалиста.

Структура внутренней докладной представлена следующими строками:

  • обращение к руководству с указанием инициалов и фамилии начальника;
  • название подразделения, направляющего сведения;
  • календарная дата;
  • название;
  • инициалы лица, написавшего документ;
  • текстовое содержание;
  • подпись обращающегося.

Название запискивсегда пишут с большой прописной буквы по центру бланка, независимо от того, каким образом она оформляется: прописью или печатным способом (в том числе, и на ПК).

Структура внешнего документа состоит из таких строк:

  • обращения к руководителю;
  • названия компании;
  • адреса и указания структурного подразделения;
  • даты и номера регистрации (слева);
  • названия;
  • содержания;
  • ФИО и должности написавшего лица;
  • визы директора компании;
  • номеров телефонной связи начальства.

Правильно оформленный документ, имея юридическую силу, используется при проверках деятельности предприятий уполномоченными органами, особенно, в компаниях, связанных с финансовым бюджетным оборотом. При таких проверках записки могут предупредить наложение взысканий.

Записки составляют в организациях в таких случаях, как, например:

  • нарушение дисциплины и обязанностей на рабочем месте;
  • для выдачи премии;
  • осуществления финансовых и хозяйственных операций в компаниях;
  • непристойного поведения работников.

Вывод

Докладная записка всегда побуждает руководство к действиям и сообщает важную информацию. На документе в обязательном порядке должна быть завизирована резолюция начальника.

Источник: https://Papinian.com/trudovoe/dovozhu-do-vashego-svedeniya-napisanie-obrazca-dokladnoj-zapiski.html

Образец докладной записки: довожу до вашего сведения

Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства.

Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение.

Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации, без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников.

Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству.

Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.

https://www.youtube.com/watch?v=LS8DeA_CVMo

Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации.

Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД.

В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

Определение докладной записки

В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию.

В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.).

Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.

Цели докладных записок

Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:

  • Повысить эффективность личной работоспособности. Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
  • Исправить ситуацию. Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
  • Снять с себя ответственность. Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
  • Защититься, когда ущемляются права. Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.

Одна из целей докладной записки, снять с себя ответственность

Виды докладных записок

Они бывают двух типов:

  1. Внутренняя — пишется по желанию работника или его начальника с целью увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
  2. Внешняя — направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписывает только руководитель компании,а печатается он на фирменном бланке.

В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.

По содержанию записки разделяют на:

  • Информационные — как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
  • Отчетные — сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
  • Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Внутренняя докладная записка

Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем.

Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста.

Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.

Структура документа

Докладная записка включает два или три смысловых раздела:

  1. Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для ее формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
  2. Аналитическая — представляет анализ ситуации с потенциальными последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
  3. Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.

Внешняя докладная записка

Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы.

При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами.

Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/rabota-po-najmu/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku-pravilno.html

Записка доводжу до вашого відома що протягом і семестру курсант біленко я

Работа добавлена на сайт samzan.ru: 2016-06-20

Декану факультету

«Економіка та менеджмент»

куратора групи ЕО06-3

Кащеєвої О.В

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

  Доводжу до вашого відома, що протягом І семестру курсант Біленко Я. Ю. пропустила 30 академічних годин, має неатестації і численні зауваження. Прошу вжити заходів до курсанта Біленко Я. Ю.

                                                       Декану факультету

                                                     «Економіка та менеджмент»

                                                       Губі О. І.

                                                       курсанта групи ЕО06-3

                                             Біленко Яни Юріївни

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Я пропустив заняття 3-6 листопада 2006 року через хворобу. Довідку додаю.

Пропущені заняття зобов’язуюсь відпрацювати вчасно.  

06.12.06. Підпис

                                              Автобіографія

Я, Біленко Яна Юріївна, народилася 2 лютого 1993 року в с. Деменки  Кобеляцького  району  Полтавської  області.

З  2000  по  2009 рік  навчалася  у  Деменківській   ЗОШ І-ІІ ступенів ,  де  закінчила з відзнакою дев’ять  класів.  Потім продовжила навчання в Полтавському обласному ліцеї-інтернаті для обдарованих дітей із сільської місцевості імені А.С.

Макаренка, який у 2011 році закінчила  зі срібною медаллю. Була  переможцем та призером  районних,  обласних  олімпіад; членом наукового товариства учнів «Потенціал».

У 2010 та 2011 році брала участь у II (обласному) етапі конкурсу-захисту науково-дослідницьких робіт учнів-членів МАН України у секції історичного краєзнавства. Очолювала комітет шкільного самоврядування. Була учасницею художньої самодіяльності.

Тривалий час займалася вокалом. Улітку 2010 та 2011 років, будучи членом археологічного гуртка, брала  активну участь у проведенні археологічних розкопок та розвідок.

З  2011 році вступила  на  денну форму навчання  до Академії  митної служби України, де на даний момент є курсантом І курсу факультету «Економіки та менеджменту» спеціальності «Облік і аудит».

Склад сім’ї :

батько – Біленко Юрій Андрійович, 1974 року народження, приватний підприємець;

мати  – Біленко Наталія Вікторівна, 1973 року народження, домогосподарка.

Брат –  Біленко Юрій Юрійович, 1995 року народження, студент І курсу Дніпродзержинського енергетичного технікуму.

Моїми захопленнями  є читання, вокал, активна участь у громадському житті.

Читайте также:  Танцевать или танцывать как правильно?

Ні я, ні мої близькі під судом і слідством не перебували.

Домашня адреса: м. Дніпропетровськ., вул. Дзержинського 8а, гуртожиток №2, кімн. 721.

11листопада2011р.                                                            

                                                 Характеристика

                                         Шетілової Надії Сергіївни

                                            курсанта групи ЕО11-1

                                   Академії митної служби України                   

Шетілова Н.С. навчається на I курсі економічного факультету Академії Митної служби України м. Дніпропетровськ з 1 вересня 2011 року.

До навчання ставиться сумлінно, не пропускає  занять без поважних причин, виконує поставленні завдання якісно. З початку навчання активно цікавиться такими дисциплінами: «Історія української культури», «Етика та естетика».

За характером врівноважена, спокійна, працьовита, має організаторські здібності, пунктуальна.  

Вимоглива до себе, має повагу серед студентів і викладачів.

Характеристика складена для подання до відділу кадрів Дніпропетровської митниці.

11.11.07

Заст. декана економічного факультету  підпис              Баранов С. С.

Відгук

на реферат Біленко Яни Юріївни з дисципліни

«Українська мова за професійним спрямуванням» на тему «Український фольклор як джерело виникнення фразеологізмів»,

що поданий  у якості індивідуальної роботи викладачу

Академії митної служби України Тараненко К.В.

    Реферат  Яни Юріївни «Український фольклор як джерело виникнення фразеологізмів» присвячений дослідженню й аналізу впливу українського фольклору на виникнення фразеологізмів.

 У рефераті досліджено, яким саме чином фольклорні надбання українського народу вплинули на виникнення фразеології.  Наведено приклад,  що одним із видів фразеологізмів є приказки, які в свою чергу належать до усної народної творчості.

Доведено, що фразеологізми – це однин з невичерпних джерел багатства і виразності мовлення.

    Саме тому обрану Яною тему можна назвати досить вдалою та актуальною. Але це, напевно, чи не єдиний плюс цієї роботи.

    По-перше, інформація ,використана Біленко Я.Ю., на даний момент  є вже застарілою.  Існують більш сучасні джерела, які можна було б використати при проведені дослідження за даною темою.

    По-друге  відсутні посилання на джерела, з яких бралася інформація, що є взагалі недопустимим.

    Також у висновку, зробленому курсантом, використані тези , які час від часу зустрічаються в роботі. Складається таке враження, що Яна Юріївна

писала висновок зовсім не замислюючись над змістом реферату.

    Враховуючи низький рівень реферату, хотілося б висловити певні міркування , які, на мою думку, покращили б якість роботи:

  1.  Наголошую на актуальності та сучасності дібраного та використовуваного матеріалу! Це є основою вдало виконаної роботи.
  2.  Обов’язково робити посилання на джерела.
  3.  Потрібно використовувати більше наочного матеріалу (таблиць) для  

    кращого осмислення змісту та тексту реферату.

  1.  Висновок слід писати чітко аналізуючи зміст попередньо виконаної роботи.

    Таким чином, реферат Біленко Яни Юріївни  не зовсім відповідає вимогам і нормам індивідуальної роботи. Тому я змушена віддати його на доопрацювання та виправлення помилок.

      Викладач дисципліни «Українська                            Тараненко К. В.

      мова за професійним спрямуванням»

РОЗПИСКА

   Я, Дзюбенко Ігор Петрович, одержав від  Федорова Сергія Станіславовича 300 (триста) гривень. Зобов’язуюсь вказану суму  

повернути до 30 грудня 2006 року.

  15.11.06.                                                                       І.П.Дзюбенко     

   Засвідчення:                                                               Н.М.Петренко

ДОРУЧЕННЯ

Я, курсант групи Т02-1 Лисенко Олег Володимирович, доручаю курсанту групи Т02-1 Панченку Сергію Юрійовичу одержати у поштовій філії №50 м.Дніпропетровськ поштову посилку, що надійшла на моє ім’я, за його паспортом серії АМ №765948, виданим РВУВСУ Бабушкінського району м.Дніпропетровськ 12.06.01., прописаним за адресою вул. Героїв Сталінграду, д.25, кв.48, м.Дніпропетровськ.

Доручення видано у зв’язку з тим, що я перебуваю на стаціонарному лікуванні у Дніпропетровській клінічній лікарні №9.

20 січня 2001р.                                                                                            

Підпис Лисенка О.В. засвідчую:

заступник головного лікаря

Дніпропетровської клінічної

лікарні №9          Д.І.Іванов

Резюме

Грушко Альона Геннадіївна

Дата і місце народження:  27.07.1980, м. Запоріжжя

Родинний стан: заміжня, маю доньку

Домашня адреса: м. Дніпропетровськ, пр. Карла-Маркса, 60, кв. 117

Телефон: 80995617932

Мета: працевлаштування на посаду заступника діловода туристичної компанії «Краса України»

E-mail: alyonka-7@mail.ru

Освіта:

  •  у 2001 р. закінчила  Одеську юридичну академію за спеціальністю

   « Документознавство та інформаційна діяльність»;

  •  з 2002 по 2007 навчалася на заочному відділенні КНУ ім.. Тараса Шевченка за спеціальністю « Туристичний та готельно-ресторанний бізнес».

Досвід роботи: з  2007 по 2009 рр. працювала  в Дніпропетровській

адвокатській конторі « Соціум» на посаді юридичного консультанта . Припинила роботу у зв’язку  з закриттям контори.

Додаткові відомості:   вільно володію російською, англійською та німецькою мовами. Працюю з комп’ютером на рівні користувача. Легко звикаю до нововведень, здатна до креативного мислення, працьовита, товариська, відповідальна, коректна, доброзичлива.

Хобі: займаюся спортом та східними танцями. Захоплююся східною культурою.

Бажана заробітна плата: 1000 $

26.11.09

Резюме

Грушко Альона Геннадіївна

Дата і місце народження:  27.07.1980, м. Запоріжжя

Родинний стан: заміжня, маю доньку

Домашня адреса: м. Дніпропетровськ, пр. Карла-Маркса, 60, кв. 117

Телефон: 80995617932

Мета: працевлаштування на посаду заступника діловода туристичної компанії «Краса України»

E-mail: alyonka-7@mail.ru

Освіта:

  •  у 2001 р. закінчила  Одеську юридичну академію за спеціальністю

   « Документознавство та інформаційна діяльність»;

  •  з 2002 по 2007 навчалася на заочному відділенні КНУ ім.. Тараса Шевченка за спеціальністю « Туристичний та готельно-ресторанний бізнес».

Досвід роботи: з  2007 по 2009 рр. працювала  в Дніпропетровській

адвокатській конторі « Соціум» на посаді юридичного консультанта . Припинила роботу у зв’язку  з закриттям контори.

Додаткові відомості:   вільно володію російською, англійською та німецькою мовами. Працюю з комп’ютером на рівні користувача. Легко звикаю до нововведень, здатна до креативного мислення, працьовита, товариська, відповідальна, коректна, доброзичлива.

Хобі: займаюся спортом та східними танцями. Захоплююся східною культурою.

Бажана заробітна плата: 1000 $

26.11.09

Рецензія

на статтю до газети «Бульвар»

«Найважливіші проблеми України»

Шевченко Анастасії Геннадіївни

Дана стаття присвячена проблемам нашого міста Дніпропетровськ і України в цілому.

На мою думку, її зміст і мета цілком зрозумілі усім: тут викладені найбільш актуальні проблеми(проблема поганих доріг, проблема забруднення міст побутовими відходами).

Також автор розповідає про негативну діяльність людей, яка тільки поглиблює всі проблеми і закликає усіх читачів до зваженої та відповідальної поведінки.

З моєї точки зору стаття є актуальною на сьогодні, бо проблеми міста Дніпропетровськ та України загалом поглиблюються з кожним роком, і тому потрібно, щоб громадяни нашої країни зрозуміли всю серйозність становища та погодилися якось допомогти владним органам у їх вирішенні, хоча б тим, щоб не смітити на вулицях.

Виходячи з вищесказаного можу зробити свій суб’єктивний висновок, що дана стаття має соціальне, суспільне значення, так як автор дуже наполегливо закликає читачів до більшої зваженості відповідальності та взагалі культури і підтверджує свої заклики випадками з життя, до яких зазвичай призводить людська безвідповідальність, некультурність та халатність. Але все ж таки особливої новизни у вирішенні проблем я як читач не знайшов у статті. Можу сказати, що якби автор знайшов якісь цікаві вирішення проблем, то стаття була б набагато цікавішою та змістовнішою.

Я вважаю, що стаття є недостатньо цікавою і нездатною захопити дуже велике коло читачів через те, що немає цікавих пропозицій щодо вирішення проблем.

Отже, зважаючи на юний вік автора стаття вийшла достатньо непоганою.

19.12.07

Головний редактор

       газети «Бульвар»                                                         Микитюк В. П.

                      Лист-запрошення

          В. Ф. Бондарчук                                                О. М. Пономаренко

          Вул.. Вишнева,20,кв.27                                      Вул. Лозова, 14                    

          М. Київ, 252005                                                    м.Київ,252005

                         Шановний Олександр Миколайович !

     Дозвольте запросити Вас на урочисте відкриття виставки дорогоцінного каміння, яке  буде проходити за адресою вул. Європейська, Дім Культури,   м. Київ.

    Будемо вдячні, якщо ви зможете відвідати виставку.

    Запрошення дійсне на 2 особи.

    З повагою,

    засновник-організатор виставки  підпис       /П.Ф.Бондарчук/                                                                               

                                                  Телефонограма № 22

Кому              Біленко Н.В.                  Від кого               Петренко Р.Р.

Передав         Пугач    В.Д.                  Прийняв              Борисюк Р.Р.

09 год 15 хв

Прошу з,явитися на нараду, яка відбудеться 25.09.11 о 14год 30 хв.

Ознайомлений                                                                  Біленко Н.В.

Источник: http://samzan.ru/152313

Узнай, какой образец «Довожу до вашего сведения»

Ежедневно на работе, на любом предприятии или компании приходится составлять много документов. Кроме тех, что касаются непосредственно работы: контракты, акты и т.д. существуют служебные записки, докладные, объяснительные, заявления, рапорты и деловые письма. «Довожу до вашего сведения» образец написания документа с такой формулировкой мы и рассмотрим.

Особенности деловой корреспонденции

Все упомянутые документы составляются согласно правилам деловой переписки. В них не должно быть личного мнения и преувеличений. Не допускается разговорная речь, сленг (за исключением профессионального), угрозы и тп. Важна грамотность формулировки предложений, лаконичность  и отсутствие двусмысленных выражений.

Служебные записки, объяснительные, рапорты и письма составляются по определенным шаблонам. Среди основных аспектов:

  • указание того, кто составил документ;
  • отметка об адресате;
  • краткое изложение сути документа;
  • подпись и дата.

Далее, идут отличия, в зависимости, от типа документа. Формулировка «Довожу до вашего сведения» касается именно докладных записок, которые мы и рассмотрим детальней.

Что это такое, и в каких случаях используется?

Докладная записка адресуется руководству и касается рабочего процесса или определенных ситуаций в коллективе. Она может представлять выводы и предложения, например, касательно улучшения качества работы. То есть это своего рода коммуникация по вертикали – от работника к руководителю.

Понятно, что данный документ является внутренним, то есть циркулирует исключительно в пределах компании. Более того, такой формулировки, как докладная записка нет ни в одном законодательном акте – это служебная информация общего вида.   

Цели написания могут быть следующими:

  • Снятие с себя ответственности. Сотрудник узнал о чем-либо и стремится донести эту информацию до руководства. То есть лица, которое имеет определенные полномочия для исправления ситуации, собственно это вариант перенести на них ответственность. В случае негативного исхода любые претензии руководства будут считаться необоснованными.
  • Защита. Сотрудник подвергается несправедливому отношению к себе. Докладная, в этом случае, используется в качестве мирного урегулирования ситуации. В ней может быть указано, что при отсутствии реакции и адекватных действий – следующей инстанцией будет суд и иные компетентные органы.
  • Исправление ситуации. Работнику стали известны определенные факты, которые лично его не касаются, но могут помешать работе, то есть являются потенциальными источниками риска. Указание на них руководству поможет принять адекватные и своевременные меры.
  • Повышение эффективности. Если в пределах одного структурного подразделения работа происходит на отдельных участках не эффективно – это сказывается на общих показателях. Показав это руководству и предложив внести определенные коррективы, реальное достижение лучшего результата, в том числе касательно своей работы.

Виды служебных записок

Существует разделение на несколько больших групп. Первая классификация называется «по содержанию». Они делятся:

  • на информативные – данный документ содержит информацию о деталях или способах проведения работ. Составляются они периодически, этот процесс даже может быть частью должностной инструкции;
  • отчетные — сотрудник предоставляет данные начальнику о результатах проведенных работ либо указаний, которые были выполнены;
  • инициативные — побуждает к принятию решения, в ней допускается изложение рекомендаций, предложений.

 Разделение происходит также в зависимости от адресата, а именно:

  • внутренняя, адресована руководству. Такие составляются на обычном листе бумаги формата А4 в печатном или рукописном виде;
  • внешняя – любому лицу, что находится за пределами организации. Зачастую – это официальные инстанции, инспекции. При написании обязательно используется фирменный бланк организации с ее реквизитами.
Читайте также:  Ближче чи блище як правильно?

А также можно выделить классификацию по фактам, изложенным в документе. В основном они требуют незамедлительного принятия мер.

Чаще всего изложение фактов касается негативных ситуаций и происшествий: нарушение трудовой дисциплины, невыполнение должностных обязанностей, оскорбления, недопустимого поведения и т. д.

Значительно реже составляются докладные для подачи руководству данных, касательно успехов в работе и достойных вознаграждения.

Кто может быть автором или полномочия в составлении образца «Довожу до вашего сведения»

По сути, составить подобный документ от своего имени может любой сотрудник. Но при этом следует соблюдать правила субординации, то есть не прыгать через голову своего начальника, обращаясь к вышестоящему.

То есть рядовой сотрудник подает докладную начальнику структурного подразделения, а уже он может перенаправить ее генеральному директору, если сам не может решить поднятую в документе проблему. Единственное исключение – докладная касается того самого начальника подразделения.

Структура докладной

Как и любой документ, докладная составляется по определенной структуре. Она имеет такой вид:

  • получатель, то есть тот, кому она адресована. Причем нужно указывать должность и Ф.И.О. полностью. Конечно, определяя адресата, следует понимать, что решение вопроса, поднятого в документе, должно входить в его полномочия;
  • суть проблемы. Тут следует изложить, относительно какого вопроса составлено обращение. Цель раздела – показать важность проблемы, простимулировать дочитать докладную до конца;
  • подробное описание. Независимо от того чего касается документ очень важно донести его суть, описать проблему так, как она есть. Конечно, нельзя выдумывать несуществующих фактов и наводить клевету;
  • нанесенный ущерб или потенциальные проблемы, связанные с указанными выше обстоятельствами;
  • если это необходимо, то указывается перечень нормативных документов, которые являются основание для составления обращения;
  • предложения автора, которые помогут решить проблему, минимизировать ее последствия;
  • в заключительной части обязательно указать перечень прилагаемых документов, если таковые есть, а также: должность автора и дату составления документа.

Скачать образец докладной о нарушении трудовой дисциплины Скачать образец докладной о прогуле

Стоит ли ждать реакции?

В большинстве случаев докладная подразумевает реакцию адресата: действия и ответ в письменной форме. Основывается такая потребность на просьбе, которая озвучивается в документе. Форма ответа имеет название – резолюция. Она является письменным подтверждением тот самой реакции. Выглядит резолюция так, как представлено ниже:

Вывод

Написание докладной записки с формулировкой «довожу до вашего сведения» проводится чаще всего на крупных предприятиях. В маленьких фирмах разногласия и существующие проблемы зачастую решаются один на один, без увеличения внутреннего документооборота.

Источник: https://StranaZakonov.com/dokumenty/uznaj-kakoj-obrazets-dovozhu-do-vashego-svedeniya

Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
  3. К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  4. Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора.

Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции.

Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

  1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
  2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
  3. Выводы и рекомендации автора записки.

Рекомендации к оформлению

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

  • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
  • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
  • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
  • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
  • короткая суть докладной;
  • содержание тремя обособленными блоками;
  • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

  • сведения об организации-отправителе;
  • присвоенный документу номер;
  • город, в котором составлена докладная;
  • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Реакция адресата

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Конкретные образцы докладных записок

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная о нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

ФАЙЛЫ
Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины .doc

Отдел кадров Генеральному директору ООО «Омега»

Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

06.11.2016 г.

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Источник: https://assistentus.ru/forma/0286041-obrazec-dokladnoi-zapiski/

Как правильно написать докладную записку на сотрудника

Главная » Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как правильно написать докладную записку на сотрудника

В процессе работы организации возникают ситуации, когда руководителям подразделений и прочим сотрудникам необходимо донести до руководства различные сведения. Сделать это нужно в письменном виде. Для этого используется либо служебные, либо докладные записки.

Что это такое

Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию. В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.

Читайте также:  Пояса чи поясу як правильно?

Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии  (приказы, служебные расследования).

Кто и кому их пишет

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

  • сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
  • можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
  • всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
  • даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

В каких случаях применяется

Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:

  • о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;
  • о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.

Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство.

Порядок передачи

Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:

  1. Оформление записки.
  2. Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
  3. После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
  4. Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
  5. После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.

Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.

Правила оформления

Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.

На бланке или нет

Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.

Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.

В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.

Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.

Шапка документа

Составляется аналогично, как и в других документах, например заявлениях:

  • шапка должна располагаться в верхнем правом углу листа бумаги или бланка;
  • в первых двух строках пишется должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
  • дальше пишется должность, фамилия и инициалы работника, который составил докладную.

Если на предприятии утвержден бланк для докладной записки, то в нем, как правило, уже есть шаблон для шапки.

 Порядок написания

  1. Шапка документа.
  2. Наименование документа, в данном случае «Докладная записка». Наименование может располагаться либо слева, либо посередине строки. Оно пишется с заглавной буквы.

  3. Ниже наименования располагается непосредственно текст с информацией. Он должен содержать как можно более подробное описание проблемы.
  4. Ниже ставится дата и подпись лица составившего документ.

Пример оформления

Срок и место хранения

После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:

  • подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
  • подшить к документам, которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).

Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет. Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.

Образцы докладных записок

Текст докладной записки составляется в произвольной форме, но для наиболее распространенных случаев можно использовать примерные образцы.

Об отсутствии работника на рабочем месте

О невыполнении должностных обязанностей

О некорректном поведении сотрудника

О появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

Выводы

Докладная записка  — это документ, с помощью которого сотрудники информируют руководителя организации о различных ситуациях, принятие решений по которым зависит от руководства.

Данный документ составляется в свободной форме, но при этом оформляют ее в соответствии с требованием правил делопроизводства.

Если у вас такая же ситуация, смотрите как правильно уволиться с работы по собственному желанию без отработки и в каких случаях вам не могут в этом отказать.

Можете прочитать о процедуре увольнения сотрудника за прогул согласно законодательству РФ.

Как в документах правильно писать http://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-pravilno-pisat-vrio.html временно исполняющий обязанности директора.

Источник: http://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku.html

Образец докладной записки “довожу до вашего сведения”

Докладная записка «Довожу до вашего сведения» существенно отличается от служебной записки. В каких случаях работник должен написать именно докладную записку и как ее правильно оформить? Разберем эти вопросы в статье на примере образца докладной записки «Довожу до вашего сведения».

Понятие и цели докладной записки: довожу до Вашего сведения

Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления по вертикали — снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по кадровым (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение к материальной ответственности и т. п.), административно-хозяйственным вопросам и т. п.

Докладные записки составляются в тех случаях, когда работник хочет:

  • проявить инициативу в урегулировании какого-либо вопроса (внести предложение),
  • выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым руководителем,
  • а также при возникновении разногласий по какому-либо производственному вопросу с другими работниками (структурными подразделениями), не подчиненными по должности, когда проблему можно разрешить только при непосредственном участии руководителя.

Например, докладные записки составляются при внесении предложений об укреплении материально-технической базы конкретного структурного подразделения, о выделении финансирования для каких-либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т. д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему лицам.

Прочитайте полезные статьи по теме:

  • Документы, без которых вы не сможете наказать работника

Виды докладных записок

В зависимости от содержания записки “довожу до Вашего сведения” выделяют несколько ее видов. Направленность докладной также выделяется в отдельные категории. Итак, докладные бывают:

  • инициативные;
  • информационные;
  • отчетные;
  • внешние;
  • внутренние.

Инициативная призвана побудить к действию лицо, которому она адресована. Призвана заставить должностное лицо принять какое-либо решение или издать указ. Поэтому в содержании такого документа должны быть подробно изложены факты, а также рекомендации и предложения по улучшению процессор труда. Для руководителя текст должен быть читаем и понятен, а сформулированные выводы лаконичны.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Информационная докладная записка преследует несколько иную цель. Она призвана просто передать информацию должностному лицу о случившемся факте или событии. Она должна содержать подробности происшествия или события, а также методы применяющегося труда.

Когда мы читаем “Довожу до Вашего сведения” в отчетном документе, то содержанием его должен выступать отчет о завершенном проекте или проделанной работа. Также может содержаться отчет о выполненном поручении и т.д.

По направленности выделяют внутренний и внешний документ.

Внешняя докладная записка направлена на предоставление информации сторонним организациям, к примеру, руководителю головной компании. Такой документ должен оформляться на фирменном бланке компании и должен содержать все реквизиты исходящей документации.

Проставляется исходящий номер и дата документа, и производится его регистрация в соответствующем журнале. Помимо этого указывается лицо, которому она адресована.

Внешнюю докладную возможно передать как посредством почтовой пересылки, так и передать лично в канцелярию компании, в адрес которой она направляется.

Внутренняя же записка остается в пределах компании.

Образец докладной записки: Довожу до Вашего сведения

Часто докладные составляют не только специалисты, но и рабочие. В процессе они часто допускают исправления и ошибки и не только в оформлении. Для минимизации подобных ситуаций возможно разработать ряд типовых образцов, на основе которых каждый работник сможет грамотно составить документ.

Папку с образцами документов возможно хранить или на информационном стенде или в канцелярии. Главное, чтобы у сотрудников был к ней свободный доступ.

Разработанные шаблоны должны быть утверждены руководителем компании.

Содержание докладной записки “Довожу до Вашего сведения”

В зависимости от содержания докладной записки автор может сформулировать в ней выводы, предложения или ограничиться простым изложением фактов. Исходя из этого структура докладной записки, как правило, представлена следующими смысловыми разделами.

Прочитайте полезные статьи по теме:

  • Можно ли привлечь беременную к дисциплинарной ответственности?

Раздел 1. Констатирующий: изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для написания текста.

Раздел 2. Анализирующий: анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы. Данный раздел является рекомендательным — его наличие зависит от конкретных обстоятельств.

Раздел 3. Резюмирующий: описание выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению автора записки, необходимо предпринять.

Прежде всего, в докладной записке необходимо сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу. Текст записки излагается от первого лица единственного числа.

Посмотрите видео по теме:

Довожу до Вашего сведения — избавляемся от слов-паразитов

Не делайте «вступительных речей»: не надо никаких «Довожу до Вашего сведения», «Обращаюсь к Вам, потому что…» и т. д. Лучше начать изложение так: «По Вашему поручению я провела…», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т. п.

Избавляйте текст от «слов-паразитов» — они производят не самое приятное впечатление и говорят о недостаточном словарном запасе автора. Не рекомендуем в заключительной части текста писать: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т. п.

В конце записки следует четко указать вносимое предложение (или просьбу), сделать выводы. Заканчивать текст лучше словами: «Считаю необходимым… (целесообразным и т. д.)», «Предлагаю…», «Прошу… (выделить, направить)» и т. п.

Составляя документ, не забывайте, что «краткость — сестра таланта». С учетом занятости адресата он пробежит глазами первую страницу и либо примет решение, либо забудет об изложенных предложениях, на вторую же у него, скорее всего, не хватит времени.

Прочитайте полезные статьи по теме:

  • Служебные записки: когда составлять и как оформлять

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/225467-dokladnaya-zapiska-pishite-pravilno

Ссылка на основную публикацию