Пресс-конференция или пресс конференция как правильно?

Как правильно провести пресс-конференцию. Сложно о простом

Колонка Дмитрия Борисова на PRexplore. В оценке «правильности» результатов пресс-конференции надо начинать с конца.

Из чего будет состоять отчет: из числа присутствовавших журналистов, из количества камер ТВ-каналов, из вышедших публикаций? Или пресс-конференция проводится просто «для галочки», потому что так предусмотрено корпоративным планом? Рассмотрим идеальный вариант, который закроет все необходимые строчки отчета.

Пресс-конференция — это несколько устаревший, но все еще живой способ общения с журналистами. Она медленно, но верно вытесняется пресс-завтраками, пресс-турами, встречами с блогерами. На региональном уровне, где журналисты не избалованы перегруженной новостной повесткой, пресс-конференции и поныне работают отлично. Но и в обеих столицах пресс-конференция — это не архаизм.

Эффективность обычной пресс-конференции высока, когда вы работаете с по-настоящему интересным событием или с настоящим ньюсмейкером. Тогда пресс-конференция необходима как формат, как ни странно звучит, ограничивающий общение с прессой. Дисциплина на пресс-конференции формализована, ведущий сам выбирает задающих вопросы, подопечный пиарщика находится в положении слегка «свысока» к прессе.

Все это верно только тогда, когда пресс-конференция проводится не в пустом зале. Поэтому первая задача пиарщика — обеспечить явку прессы. Разберемся, как это сделать.

Как подать информационный повод

Когда тема пресс-конференции не слишком привлекательна, а ее главный участник не покойный Майкл Джексон, восставший из могилы, пиарщик обязан сформулировать вопрос, зачем к нему придут журналисты.

Важно дать журналисту информацию, на основе которой он сможет написать статью. Если оборот вашей компании менее 5 миллиардов рублей, то вы не заинтересуете деловую прессу даже по чисто формальным показателям.

Поэтому финансовые результаты года и даже пятилетки не смогут стать информационным поводом.

Как заинтересовать топовые СМИ

Здесь в ход должны пойти некоторые профессиональные хитрости. Предположим, ваш клиент — торговая компания в сфере ферросплавов. Она недостаточно крупна по финансовым показателям, чтобы заинтересовать «Ведомости», «Ъ» и «РБК». Ее оборот не дорос до планки и только отпугнет серьезную прессу.

Тогда вы заявляете тему: прогноз рынка ферросплавов на ближайший год. Отдел маркетинга клиента собирает полноценный статистический материал о рынке ферросплавов вообще: о российском, украинском, о потреблении в Китае, о производстве в Австралии.

Если отдела маркетинга у клиента нет, ищите аналитика, а если и его нет, то аналитическое исследование недорого заказывается на стороне. Этот материал красиво макетируется, насыщается инфографикой, распечатывается на цветном принтере и переплетается. В приглашении вы используете спойлер исследования.

И будьте уверены, все, кто пишут о металлургии, придут к вам, хотя бы за халявной информацией, которую вы собрали и подготовили.

И не важно, что основная задача не имеет отношения к анонсированной. Может, нужно польстить амбициям заказчика.

Может, нужно придать публичность компании, в которой намечается конфликт акционеров, может, нужно просигналить рейдерам, что нынешние владельцы будут биться до конца, но все это может прозвучать как второстепенные факты. А на второстепенные факты журналисты ведутся, как режиссеры на «голубого щенка».

Журналисту в поисках эксклюзива по чисто профессиональным причинам кажется, что о главном — проговариваются. Значит, задача пиарщика имитировать ситуацию, в которой клиент так «проговорится» и заинтересует журналиста.

Отдельный вопрос — как заинтересовать телевидение. ТВ-журналистов интересует не только то, о чем они будут говорить, но и что они будут показывать. Необходимо заранее продумать, как подвести спикера к камере, где будет происходить stand-up, может, подготовить для ТВ дополнительную «картинку», чтобы журналистам не пришлось рыскать по архивам в поисках секундной перебивки.

Как выбрать площадку и время

Тогда вы можете в четверг и пятницу разослать приглашения, а накануне в понедельник напомнить обзвоном или дополнительным письмом. И на все хватает времени. Ежедневная пресса успевает оперативно разместить материалы. ТВ-каналы успевают в дневные выпуски новостей, где конкуренция не так обострена, редакторский надзор расслаблен, а цены на «джинсу» более щадящие.

Зарегистрируйтесь или войдите для продолжения чтения.

Зачем регистрироваться?
Коллеги, просим вас рассказать о себе, чтобы понимать, кто нас читает, и делать материалы специально для вас. Заполните короткую форму, станьте нашим подписчиком и читайте все статьи на PRexplore бесплатно и без других ограничений.

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Через аккаунт в соцсетях

С помощью электронной почты и пароля

Через аккаунт в соцсетях

С помощью электронной почты и пароля

Источник: https://prexplore.ru/expert-advice/kak-provesti-press-konferentsiyu/

Пресс-конференция: как организовать и в каких случаях участвовать

Почему юридические фирмы крайне редко проводят и участвуют в пресс-конференциях? Нужно ли использовать этот инструмент взаимодействия со СМИ в своей работе? Какие информационные поводы для этого использовать? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье Дениса Ширяева, специалиста по продвижению юридических фирм, директора по связям с общественностью юридического центра «Мегаполис Лигал» (Москва), эксперта LegaLPR.

Проведение пресс-конференций в юридическом мире – явление редкое.

Связано это прежде всего с тем, что сама по себе юридическая фирма не представляет интереса для журналистов – в силу того, что не является источником новой информации, а обычно выступает в качестве эксперта по тем или иным вопросам, инициированным третьими участниками (судебными органами, законодательной или исполнительной властью, бизнесом, общественными организациями).

Однако это вовсе не значит, что не нужно использовать проведение пресс-конференций для продвижения юридических фирм. Наоборот, делать это нужно обязательно – причем как организовывать, так и участвовать в них.

Некоторые владельцы компаний считают, что в целях экономии достаточно разослать пресс-релиз, и если событие значимое, то результат обязательно можно будет увидеть в СМИ. Все это верно, но даже среди значимых событий есть исключения, которые требуют не обычной рассылки пресс-релизов, а усиления внимания к новости.

Принимая решение о проведении пресс-конференции, вы показываете журналистам (а через них и обществу) всю исключительную важность события, обращаете особое внимание на информацию, которая будет звучать на встрече.

Выбор информационного повода

При подготовке пресс-конференции первый вопрос, который необходимо решить, касается информационного повода – насколько и кому будет важна тема мероприятия.

Проведите анализ рынка, если возможно – поговорите с представителями делового сообщества, чиновниками, обязательно пообщайтесь с журналистами (только с теми, кто пишет на тему, связанную с предстоящей пресс-конференцией) на предмет актуальности информации, которую вы собираетесь раскрыть на мероприятии.

Из таких бесед вы узнаете, насколько необходимо проведение пресс-конференции вообще, а также сможете скорректировать темы и вопросы, которые будут обсуждать участники мероприятия.Не менее важно решить вопрос по поводу спикеров (кто будет говорить на пресс-конференции). Спикерами обычно выступают первые лица компаний, которые к тому же должны быть интересны для прессы.

Формат мероприятия предполагает наличие не одного, а двух и более спикеров из разных организаций, объединенных одним информационным поводом, относительно которого созывается пресс-конференция.Обозначим некоторые темы, которые можно освещать, созывая пресс-конференции.

В первую очередь, интересны мероприятия, организуемые для того, чтобы объявить об участии фирмы в крупных бизнес–проектах в качестве консультантов. Причем можно как анонсировать это событие, так и информировать о его промежуточных результатах или итогах.

Весьма полезной может быть и пресс-конференция, организованная в рамках проведения серьезных деловых форумов, которые затрагивают перспективы развития в различных сферах. Пресс-конференцию стоит созвать и для информирования журналистов о поддержке фирмой таких культурных событий, как фестивали и выставки. Также не стоит забывать и о внутренней жизни фирмы.

К примеру, открытие офиса в новом регионе или слияние с другой юридической компанией – такие новости также могут заинтересовать СМИ, поэтому необходимо анализировать и прорабатывать информационные поводы, которые относятся к внутренней жизни вашей организации.

Так, пару месяцев назад одна региональная юридическая фирма объявила о подписании договора о сотрудничестве с западными коллегами. В честь такого события была проведена пресс-конференция с участием российских и западных представителей, итогом которой стали публикации в местных деловых изданиях.

Важно! Помните, что непосредственное общение наиболее продуктивно при работе с представителями СМИ, инициируйте такие встречи самостоятельно. Главное – поднимайте на них вопросы, значимые не только для вашей компании, но и для более широкого круга участников общественной и деловой жизни вашей страны, региона, города.

Организация пресс-конференции

Источник: https://www.LawFirmManagement.ru/articles/press-conference

Как провести пресс-конференцию (брифинг)

В системе работы с журналистами пресс-конференция является центральным событием, позволяющим решать многие задачи. Необходимо заранее определять приблизительную периодичность проведения пресс-конференций.

В крупных организациях, особенно органах власти, оптимально вводить постоянный график проведения пресс-конференций: это упрощает процесс оповещения журналистов, создает ощущение стабильности , доверительного отношения к прессе. Для средней организации важно решить — ежеквартально или ежемесячно вы собираете журналистов.

Будут ли достойные внимания общественности и прессы информационные поводы? Важно выстраивать перспективу на год. Желательно приглашать журналистов не менее, чем раз в полгода.

Итак, подходит срок проведения пресс-конференции. Наши действия: определяем ПОВОД для встречи с журналистами. .

Это могут быть итоги работы за год, какое-либо значительное событие в жизни организации, выигрышные для нас итоги анализа ситуации на рынке, освоение нового вида услуг или открытие нового объекта.

Следующий шаг: сочиняем емкую формулировку, которая станет объявленной ТЕМОЙ пресс-конференции. Привлечет ли внимание ТЕМА — от этого во многом зависит успех пресс-конференции.

Информационный повод и тема – близкие понятия. Но нам важно еще определить цель проведения пресс-конференции. Ведь пресс-конференция – это мероприятие, являющееся частью нашей ПР-программы. Рассмотрим на конкретном примере , как формулируются тема и цель встречи с журналистами.

Допустим, наш ПР-субъект – крупная аграрная корпорация «Агроинвест», которая отмечает пять лет своего существования на рынке. Пятилетие корпорации – информационный повод. Тему пресс-конференции можно определить так: «Агроинвест»: пять лет восхождения». Какова же цель пресс-конференции? » Просто проинформировать» прессу — непрофессиональная постановка цели.

Следует соотнести факт проведения пресс-конференции с нашей коммуникационной стратегией, имиджевой программой. Мы должны сформулировать ,чего конкретно хотим достичь по итогам пресс-конференции.

Поставленная задача должна иметь «измеряемые» параметры — количество или характер публикаций, запланированное продолжение контактов с определенными СМИ или иные формы обратной связи .

Целью пресс-конференции в нашем случае могут быть самые разные результаты. Вот варианты:

-укрепить в глазах общественности и партнеров авторитет корпорации;

-обеспечить известность корпорации за пределами региона;

-предъявить общественности нового крупного лидера с политическими амбициями (если , к примеру, руководитель корпорации намерен выдвигаться на предстоящих выборах в качестве кандидата).

В зависимости от избираемой цели мы осуществляем подготовку пресс-конференции.

Выбираем день проведения пресс-конференции. Лучше , если будут учтены несколько факторов. Нельзя назначать пресс-конференцию в тот день, когда происходят крупные события в регионе (они отвлекут массу журналистов).

Необходимо избежать совпадения по времени и дате с официальными пресс-конференциями, которые проводят органы власти, нежелательно также выбирать понедельник или пятницу. Оптимальное время проведения — от 11 до 15 часов.

Если начнем позже, журналисты не успеют смонтировать материал и поместить в вечерние выпуски ТВ и радио.

Приглашение журналистов.

Теперь можем приступить к «режиссуре». Пресс-конференцию мы рассматриваем как ПР-акцию. Следовательно, нам нужно позаботиться о том, чтобы она прошла по нашему сценарию. Определяем состав приглашенных журналистов. Если наша организация имеет систему аккредитации СМИ, то список уже определен. Если нет – формируем его.

Будем готовы к тому, что на пресс-конференцию придут «незваные гости» (если нет системы аккредитации, то мы не вправе запретить не включенным в список приглашенных журналистам присутствовать на нашем мероприятии).

Чтобы общение в ходе пресс-конференции не ушло в сторону, не повернулось в скандальное русло, договариваемся с близкими нам журналистами, заранее вооружаем их выигрышными вопросами, просим оказать моральную поддержку.

Читайте также:  Умение или уменье как правильно?

Приглашать журналистов следует письменно, примерно за 10 дней до проведения пресс-конференции. В приглашении должны быть указаны тема пресс-конференции, имена ньюс-мейкеров, дата и время проведения , а также – адрес помещения, где будет происходить событие , сопровождаемый схемой движения ( если адрес мало известен).

За день до проведения пресс-конференции обязательно звоним и уточняем – кто из журналистов будет . Это важно, так как иногда приглашения в редакциях теряются или сами журналисты в текучке событий забывают о нашем приглашении. К тому же , уточнив персоналии, мы будем более подготовлены к атмосфере общения.

Помещение для проведения пресс-конференции лучше выбрать с учетом размещения не менее 20 человек. Слишком большой зал создаст ощущение «незначительности» события: будет много незаполненного пространства.

Слишком тесное размещение также нежелательно: это неуважение к труду журналистов. К тому же следует предусмотреть пространство для хождения операторов с камерой по залу в поисках подходящих ракурсов.

Необходимо обратить внимание –каков же фон, на котором будет происходить съемка. Плохо, если в объектив попадут неэстетичные детали (небрежно висящий , не замечаемый всуе провод или трещина на стене).

Самое разумное — разместить за спиной дающих пресс-конференцию панно — или с названием организации, ее логотипом, или написать на панно тему пресс-конференции или ваш фирменный слоган.

Не забудем предусмотреть столы для регистрации пришедших на пресс-конференцию. Они должны стоять перед входом в зал проведения пресс-конференции. Список пришедших и зарегистрированных журналистов в момент начала пресс-конференции нужно оперативно передать ведущему.

Таблички с названиями основных приглашенных СМИ, ТВ-каналов , расставленные на столиках, создают ощущение гостеприимства: важно показать журналистам, что их здесь ждали! Таблички для радиожурналистов необходимо ставить на первые столы: у них , обычно, много суеты с микрофонами.

На столе президиума размещаются таблички, на которых крупными буквами указаны не только фамилии- но имена и отчества дающих и ведущего пресс-конференцию. Это делается из нескольких соображений: облегчается общение , страхуемся от ошибок в написании фамилий.

Должности указывать необязательно — у нас будут другие способы это сделать.

Важны технические детали. Лучше, если будут установлены микрофоны — в президиуме и в зале. Их обязательно надо проверить перед началом работы.

Иногда возникают проблемы с подключением осветительной аппаратуры у ТВ-журналистов — все это надо заранее предусмотреть.

Следует даже проверить — насколько удобно расставлены стулья для ведущего и ньюс-мейкеров пресс-конференции! Не слишком ли они придвинуты друг к другу? Ведь это создаст ощущение “зажатости” главных героев события.

Заранее следует поручить кому-то роль «дежурного у входа»: журналисты опаздывают — кто поможет сориентироваться и без ущерба для общей работы занять место? Этот же человек может заметить, если в задних рядах приглашенных плохо слышно речь, звучащую в микрофон. Да и мало ли что может случиться непредвиденного и что ведущему будет сложно сразу заметить…Назначаются также ответственные за регистрацию -им оборудуется место при входе.

Для оперативности регистрации следует подготовить список приглашенных СМИ.

Пакет для журналистов.Его называют еще «пресс-пакет» или «раздаточный материал». Это обязательный для грамотного обеспечения работы момент.

Дело не только в традициях или желании порадовать гостей красивыми папками и при возможности сувенирно-фирменными ручками. Папки могут быть элементарными, ручек может не быть вообще.

Так называемый раздаточный материал ценен как дополнение к содержанию пресс-конференции: ведь не все прозвучавшие цифры будут восприняты на слух, не все факты будут понятны в устном изложении.

К тому же есть возможность предложить журналистам фотоматериалы или ксерокопии публикаций, итоги социсследований и т.д. Но этот материал не должен быть излишне перегружен информацией. Важна золотая середина: пакет для журналистов – это выразительно и со вкусом дополняющий пресс-конференцию материал.

Роли и их «исполнители».Строгость жанра предполагает четкое распределение ролей на пресс-конференции. Почему-то сегодня редко встречается в прессе выражение «Господин Иванов ДАЛ пресс-конференцию». Чаще употребляется –«… ПРОВЕЛ пресс-конференцию».

Последнее чаще всего не соответствует действительности. Потому что ведут пресс-конференцию, как правило, пресс-секретари или советники руководителя. И это правильно.

Столетняя практика проведения пресс-конференций показывает, что оптимально разделять две роли : ведущего и ньюсмейкера (то есть отвечающего на вопросы журналистов, дающего информацию).

Функции ведущегоследующие : он открывает пресс-конференцию , сообщает о количестве присутствующих журналистов, благодарит их за внимание к организации и реакцию на приглашение, объявляет тему, представляет дающихпресс-конференцию, объявляет регламент, порядок ведения, далее – руководит общением присутствующих в соответствии с принятым регламентом.

Центральные фигуры пресс-конференции – это лидеры, ради диалога с которыми собрались журналисты. Они дают пресс-конференцию.

Сколько их может быть? Известные личности чаще всего дают персональные пресс-конференции, то есть являются единственными ньюс-мейкерами.

Но иногда в интересах организации , с учетом объявленной темы, необходимо представить в роли дающихпресс-конференцию несколько руководителей, специалистов. Рекомендуемое количество дающих пресс-конференцию – не более трех человек.

После вступительных слов ведущего лидер делает сообщение по теме пресс-конференции (желательно не более 10-15 минут), затем отвечает на вопросы журналистов.

Почему не рекомендуется лидерам самим вести пресс-конференцию? В самом начале следует ярко, значительно представить центральные фигуры, сделав нужные акценты на их заслугах и т.д.

Поэтому руководители, берущие на себя ведение пресс-конференции, теряют возможность быть хорошо представленными. Кроме того, сам процесс ведения предполагает объявление регламента, контроль за его соблюдением, учет нюансов поведения журналистов.

Это определенная нагрузка, она отвлекает от главного -дать нужные ответы на порой трудные и непредвиденные вопросы.

Регламент ведения пресс-конференции.Это не только длительность и порядок ведения, хотя и они важны. Пресс-конференция должна длиться от 40 минут до 1 часа 20 минут. Примерно 15 времени ( не более) может быть посвящена вступительным речам, остальное – диалог с журналистами.

Регламентом устанавливается также порядок , в котором задаются вопросы (например, не более двух вопросов от одного СМИ, — по первому кругу, лишь затем – по второму кругу). Крайне важно, чтобы ведущий не навязывал регламент, а предлагал его присутствующим, затем заручался их поддержкой.

«Итак, мы с вами определились, как будем задавать вопросы и когда закончим работу… Все ли согласны? Нет возражений?»- после такого принятия регламента он становится как бы общим договором присутствующих .

Это позволяет более четко и бесконфликтно вести пресс-конференцию, предоставить возможность всем журналистам равные возможности.

Что определяет эффективность проведения пресс-конференции?Прежде всего, количество пришедших на нее журналистов. Как правило, это означает и количество публикаций. Но важно – каких публикаций и каких сюжетов. Это второй фактор эффективности.

Положительные материалы не всегда равнозначны. Хорошо подготовленная и проведенная пресс-конференция сопровождается выразительными яркими материалами. Минусом является, конечно, появление негативных отзывов о пресс-конференции, наличие ошибок в ее освещении.

Самый высокий балл можно поставить за организацию пресс-конференции, если после ее проведения не только появятся яркие материалы, но и на будущее журналисты проявят интерес к организации и ее лидерам, будут звонить по своей инициативе и просить о встрече.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:

Источник: https://zdamsam.ru/a59680.html

Как провести пресс-конференцию

Этап первый: бытовой

Подготовка к пресс-конференции начинается с самого главного – определения темы. При формулировании темы важна четкость и конкретность. Пиар собственной организации допускается, однако в скрытой форме; откровенной рекламой лучше не злоупотреблять.

Далее необходимо определить дату. По словам Галины Чоп, лучшими днями для проведения пресс-конференции принято считать вторник, среду, четверг. «Золотые» день и время для пресс-конференции – среда после обеда.

Теперь следует найти место.

Желательно конференц-зал (просторный – для передвижения камеры; стандартно технически оборудованный) недалеко от центра города, поскольку в следующий раз журналисты еще подумают, приходить ли к вам в плохоотапливаемое/тесное/черт-знает-как-туда-добраться помещение. В конференц-зале можно развесить баннеры с логотипом для продвижения своего бренда.

Реклама

Этап второй: найти людей и «козыри»

Важно выбрать для роли спикеров таких людей, которые смогут достойно представить вашу организацию. Делегированные на пресс-конференцию должны идеально ориентироваться в тематике, быть готовым к любому вопросу и всегда знать, что отвечать. Не рекомендуется больше трех-четырех представителей организации – участников пресс-конференции.

Роли среди участников должны быть четко распределены: например, один человек расскажет про саму общественную организацию (программу, цели), два – про проекты и т.п. Транслируемая информация не должна дублироваться.

Не менее важнен выбор ведущего или модератора. Если вдруг возникнет ситуация, когда у журналистов не будет вопросов, задача модератора – оживить дискуссию, найти новые темы. Для важной пресс-конференции (хотя не важных не бывает) можно обратиться к профессиональному модератору.

Заранее также нужно подумать, какие у вас/вашей организации есть «козыри». Это может быть поддержка известных и авторитетных людей, представителей других организаций. Такие «козыри» помогут привлечь и удержать внимание журналистов.

Этап третий: рассылаем «personal masterpiece» – анонс и пресс-релиз

Перед непосредственно рассылкой анонсов, а затем и пресс-релизов, необходимо проанализировать вашу «целевую аудиторию»: проработать в принципе существующие местные медиа, а также промониторить СМИ, которых ваша пресс-конференция может тематически заинтересовать.

Анонс рекомендуется высылать за две недели до проведения пресс-конференции. Цель анонса – проинформировать журналистов, что ваша пресс-конференция состоится. Анонс должен быть одновременно и кратким, и информативным. В анонсе следует указать: тему, дату и место проведения пресс-конференции, имена участников, а также полные контакты организации.

Пресс-релиз лучше рассылать за пять дней до проведения пресс-конференции. Он представляет собой расширенный анонс. Правильно написанный пресс-релиз – половина успеха.

Чаще всего по итогам пресс-конференции (в случае «журналистов, которые не хотят париться») в новостях просто дублируется пресс-релиз, поэтому особенно важно, чтобы этот документ был написан грамотно, чтобы он стал вашим  «personal masterpiece».

Структура пресс-релиза напоминает структуру анонса: он также состоит из темы, даты, места, имен участников, плюс нужно указать полностью контакты организации и отдельно – контакты человека, который отвечает за работу со СМИ. В пресс-релизе уже указывается суть информационного события (так называемый «лид» – от англ.

lead– вести, подводить; сама суть без лирических отступлений). Туда же можно включить комментарии спикеров. «Вишенкой на торте» пресс-релиза должно стать заглавие – короткое, интересное, информирующее и завлекающее. Пресс-релиз желательно вместить в один лист и напечатать на фирменном бланке с логотипом организации.

Безусловно, и сама рассылка информационных документов должна быть продумана и построена грамотно. Чего определенно не стоит делать, так это откровенно спамить и слишком навязываться.

Этап финальный: во время прес-конференции

По словам Галины Чоп, журналисты могут простить вам маленькие погрешности (связанные с отсутствием опыта организации мероприятия, например), но никогда не простят хамства.

Читайте также:  В цілому чи вцілому як правильно?

Поэтому на особо провокационные вопросы следует отвечать максимально сдержано и вежливо.

Основное преимущество проведения пресс-конференции как раз и состоит в том, что возникает возможность наладить отношение с журналистами.

Из технических моментов этого этапа: обязательно должны быть такие таблички с именами спикеров, чтобы было видно с самого последнего ряда, вода и рабочие микрофоны (особенно если зал весьма просторный). Позаботьтесь также и о раздаточном материале, чтобы журналистам в прямом смысле можно было вынести что-то с вашей пресс-конференции.

Попросите журналистов указать информацию о себе.

Для этого понадобится обычная таблица Еxсel – «будущая база ваших жертв», с такими пунктами: имя журналиста, издание, вид издания (радио, тв, газета, интернет-сми), телефон, почта.

Можно также попросить контакты редактора и спросить дату выхода материала по итогам пресс-конференции (для вашего пресс-клипинга – сбора полной информации о том, что было написано в СМИ, а также анализа ошибок).

Пресс-конференция должна длиться не больше 30-40 мин, если только участники не втянутся в дискуссию; чем дольше длится пресс-конференция, тем рассеяннее становится внимание журналистов.

По результатам пресс-конференции можно также разослать журналистам пост-релиз, куда теперь уже войдет прямая речь с пресс-конференции и непосредственно ее итоги.

Источник: https://studway.com.ua/press-conference/

Пресс-конференция: подготовка, проведение и завершение мероприятия

Пресс-конференция — специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть и цель пресс-конференции в донесении до журналистов необходимых сведений по определенному информационному поводу, сообщение важной новости, а также беседа и ответы на интересующие вопросы.

Подготовка

1. Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции.

На этом этапе делается упор на уникальность конференции: придумываются основные «фишки», оригинальное оформление зала, сувениры для журналистов и т.п. в стилистике пресс-конференции.

Иными словами, целиком формируется концепция мероприятия.

При разработке уникальных фишек пресс-конференции обязательно учитываются рекомендации/пожелания ответственных за телевизионные СМИ: чтобы картинка для ТВ-камер смотрелась хорошо и понятно.

Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!

2. Подготовка основных документов пресс-конференции:

  • Сценарий (где будут прописаны основные идеи),
  • Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария).
  • Пресс-релиз акции и анонс пресс-конференции.
  • Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!
  • Речь ведущего и спикеров пресс-конференции (если они известны).
  • Не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования объекта PR (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди «своих» и задаются первыми, сразу же после того, как по сценарию пресс-конференции переходят к вопросам).

Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю до мероприятия!

3. Анонсы.

В вашей фирменной рассылке перед пресс-конференцией должно выйти как минимум 2 анонса предстоящего мероприятия, в которых раскрывается уникальность и интересные подробности, указываются спикеры (если они известны), указывается место и время проведения пресс-конференции, даются контакты пресс-менеджера, занимающегося аккредитацией. Также развернутые анонсы в прессе с правильным позиционированием позволят обеспечить приход журналистов на вашу пресс-конференцию.

Рекомендуемый срок: как минимум за 3 недели до мероприятия!

4. Техническое оснащение.

Обязательной частью данного этапа является осмотр площадки и проверка местного технического обеспечения и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения пресс-конференции (свет, звук, необходимое количество микрофонов и их работа, экраны, достаточное количество стульев, наличие комнаты/места для эксклюзивных интервью, работающие розетки, маршруты движения, расположение VIP- и пресс-зон, охрана и т.п.).

Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю, за 1 день – контрольная проверка. В случае отсутствия требуемого оборудования на площадке за неделю вы успеете заказать все в другом месте. В этом пункте (почему-то получается именно так) следует также помнить об организации фуршета.

5. Аккредитация.

Приглашение журналистов на пресс-конференцию начинается с телефонного звонка, только после этого высылается письменная информация. При приглашении журналистов рассылаются анонс, пресс-релиз и фотографии PR-объекта. Туда же следует приложить подробную информацию, как добраться до места проведения пресс-конференции, и план с указанием проезда на автомобиле с местом для парковки.

Рекомендуемый срок: не позднее, чем за 5 дней.

Оформление структурированного списка аккредитованных СМИ (таблица в Excel: фамилия, имя, издание, контакты) поможет вам во многом. Список должен быть сделан по алфавиту (отсортирован по фамилии или изданию). В нем должна быть предусмотрена отдельная колонка, в которой отражены договоренности по публикациям в прессе (анонсы, постфактумы и т.д.).

Рекомендуемый срок: не позднее, чем за 1 день.

На этом этапе необходимо также помнить и о подготовке пресс-пакета. Он (желательно оформленный в отдельную папку) должен содержать следующие материалы (в зависимости от ситуации может варьироваться):

текст анонса, который высылался (желательно),пресс-релиз по теме пресс-конференции,анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его),цифры и факты (по необходимости),список спикеров с краткой информационной справкой про каждого,дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео),визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют),программа пресс-конференции, ручка, блокнот, сувениры.

6. Распределение функций.

В день, накануне конференции, ответственный пресс-менеджер проводит общее собрание со всеми участниками конференции со стороны организаторов. На собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются обязанности каждого сотрудника, работающего на мероприятии, и время прихода на место проведения конференции.

Здесь же назначается человек, который отвечает за работу с микрофонами. Ему даются четкие указания на тему того, как и что делать (спрашивать, какое издание и какой вопрос, и т.д.). Также назначается человек, который будет контролировать месторасположение фотографов (они должны находиться не менее чем на 2 метра от спикеров).

Список эксклюзивных интервью должен быть на руках задолго до начала конференции, самое главное – «эксклюзивы» должны быть четко распределены по времени! Среди ответственных должны быть люди, которые будут отвечать за доступом в различные зоны, включая гримерки.

Следует не забыть о таких мелочах, как таблички для спикеров с указанием ФИО и должностей, бейджах.

Рекомендуемый срок: за 1 день.

7. Проведение предварительных медиа-тренингов с участниками пресс-конференции.

На них отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и отвечать на вопросы.

Рекомендуемый срок: как минимум, с момента подписания пресс-релиза.

8. Репетиция пресс-конференции.

У всех участников мероприятия (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера, технических людей и т.д.) во время репетиции должен быть актуальный план пресс-конференции. Как правило, такие «пробные мероприятия» позволяют найти слабые места в организации, после чего можно все отработать и исправить!

Рекомендуемый срок: за 1,5-2 часа до начала пресс-конференции.

Проведение

На входе (во время аккредитации), как минимум, должно стоять 2 человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать контакт и выдавать пресс-пакеты.

На пресс-конференции обязательно должен присутствовать сотрудник с работающим диктофоном. Во время эксклюзивных интервью он должен находиться рядом с интервьюируемым. Если участников, у которых одновременно берут интервью, несколько, с каждым должен находиться сотрудник с диктофоном.

Перед началом пресс-конференции (либо на аккредитации) необходимо четко объяснить журналистам порядок проведения конференции (когда можно брать «эксклюзивы», фотографировать и т.д.).

Работа с микрофонами. Прежде чем дать микрофон человеку, желающему задать вопрос, необходимо узнать у него, что за издание он представляет, и какой вопрос собирается задать.

Подведение итогов

После окончания пресс-конференции нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при ее проведении.

Подготовка пост-фактума. Необходимо не забыть об этом важном пункте PR.

Размещение пост-фактумов и пресс-клиппинг по итогам пресс-конфренции.

Корректировка документации по проекту (пресс-релизов, позиционирования) в соответствии с прошедшим мероприятием.

Идеальная пресс-конференция должна «явить» собой выполнение следующих задач: максимальное количество развернутых (!) анонсов с правильным позиционированием, создание и реализация запоминающейся «фишки» (уникальность!), безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования), освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием позиционирования.

Источник: https://students-library.com/library/read/10990-press-konferencia-podgotovka-provedenie-i-zaversenie-meropriatia

Как провести успешную пресс-конференцию

Практически любая организация время от времени проводит пресс-конференции. В ходе различных интервью представители прессы часто задают деликатные или каверзные вопросы. Освоив искусство общения с журналистами, правильно оценивая себя и зная, что принесет вам пользу, а что нет, вы сможете извлечь пользу для себя из выступлений на публике.

Автор:

Анатолий Bacильeвич Бaтapшeв, доктор педагогических наук, кандидат психологических наук, почетный член Международной академии психологических наук, действительный член Международной академии наук педагогического образования.

Практически любая организация время от времени проводит пресс-конференции.

Фирма может созывать пресс-конференцию, чтобы оправдаться или объясниться в невыгодной для нее ситуации, например, при предъявлении ей обвинения в загрязнении окружающей среды после происшедшей на производстве аварии, после выпуска оказавшейся вредной для покупателя продукции и т.д.

Представители власти также организуют пресс-конференции. Городские власти могут провести пресс-конференцию, чтобы предоставить мэру возможность ответить на вопросы прессы и поведать народу правду о чем-нибудь животрепещущем на данный момент. Он может разъяснить политику найма на работу, пригласить представителей прессы посетить вновь открывшуюся библиотеку и т.д.

Знаменитости — такие, как актеры, спортсмены, писатели, будучи втянутыми в тяжбу, устраивают свои собственные пресс-конференции, чтобы высказать публично свои аргументы, стараясь при этом склонить прессу на свою сторону.

Вы можете быть приглашены на одну из пресс-конференций, которые проводятся очень часто в наше время быстро распространяющихся новостей. На ней вы можете объявить о выставлении своей кандидатуры на общественную должность, поведать о новом прорыве в какой-то науке или поспорить с прессой о последствиях какого-либо события.

Общаясь с корреспондентами, не забывайте, что они аккредитованы своими редакторами с одной только целью — с целью добычи нужной информации. Телевизионщикам просто необходимо записать хотя бы краткое высказывание, чтобы как можно быстрее запустить его в эфир. Пишущим журналистам нужна информация для размышлений, выудив из которой нужные факты, они смогли бы написать статью.

Однако всем журналистам нужны «горячие» новости, нужны шокирующие подробности, нужны сенсации и актуальные высказывания.

Готовьтесь к пресс-конференции как можно тщательнее. Нужно иметь в наличии уже готовое заявление, которое вы сможете распространить или просто прочитать в микрофон перед представителями прессы. В заявлении, в первую очередь, касайтесь наиболее важных пунктов. После того, как прочтете или распространите заявление, отвечайте на вопросы корреспондентов.

Постарайтесь предугадать вопросы, которые вам зададут, и отрепетируйте свои ответы. Заранее подумайте, какую информацию вы хотите увидеть опубликованной в прессе на следующий день. Соответствуйте роли лидера: отвечайте на вопросы точно, авторитетно и доверительно. Сразу определите, о чем говорить вы не собираетесь, и стойко придерживайтесь принятого решения.

Постарайтесь, чтобы ваш костюм соответствовал ситуации и той аудитории, перед которой вы будете выступать. Используйте при этом стиль, наиболее уместный для данного случая, с учетом того, что вам предстоит — официальное собеседование или доверительная беседа. Какой бы стиль ни был вами выбран, он должен повлиять на ваши ответы.

Относитесь к пресс-конференции, как к удобному случаю сказать людям правду. Правдивая информация иногда воспринимается болезненно, но помните: правда всегда выходит наружу, поэтому лучше с самого начала не лгать представителям прессы.

Читайте также:  Акта чи акту як правильно?

Помните — доверие трудно заслужить, но сохранить его еще труднее. Упорное замалчивание фактов подрывает вашу репутацию и веру в ваши слова, вынуждает журналистов выискивать другие источники информации и глубоко копать в поисках деталей и фактов.

Кто знает, что они откопают и понравится ли вам их интерпретация событий?

Обман общественности или средств массовой информации не пройдет без последствий. Если вы захотите скрыть или исказить факты, вам потребуются множество заявлений и поддержка других лидеров, чтобы сделать свою ложь правдоподобной. Вы просто не сможете удержать в голове массу лживых утверждений и рано или поздно проговоритесь.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Западная и восточная деловые культуры

Общество должно вам доверять, должно верить вашим словам. Этой верой нельзя злоупотреблять, нельзя предавать ее. Драгоценное равновесие доверия и веры весьма хрупко и нуждается в постоянной заботе и защите. Если однажды утратить доверие, вернуть его будет очень нелегко.

Не относитесь к журналистам с презрением, думая, что вы легко сможете обвести их вокруг пальца, что они поверят всему, что вы говорите. Не пытайтесь подкинуть «утку» ради привлечения к себе внимания. Выбросьте из головы иллюзии о том, что публика доверчива и набросится на сомнительную информацию, — люди хотят знать правду, и они так или иначе узнают ее.

Еще до начала пресс-конференции вы должны знать, как она будет проходить. Пройдитесь по основным пунктам своего выступления, сформулировав их коротко или более развернуто.

Вы можете отрепетировать свою речь с секундомером и магнитофоном, чтобы определить, что вам удастся сообщить за десять, двадцать и тридцать секунд. Заранее выпишите цитаты — сокращенно, как в телеграмме, чтобы при необходимости готовый ответ без труда всплыл в вашей памяти.

Отвечайте на вопросы прямо и без замешательства. Определите свою стратегию и придерживайтесь ее до конца выступления.

Журналистам по роду их деятельности необходимо искать новости, но природа их занятия такова, что они не могут ограничиться одними голыми фактами, так как это будет выглядеть неинтересно.

Когда редактор «напускает» корреспондента на вас как на источник новостей, тот должен вернуться в редакцию с чем-то уникальным — такими новостями, которые должны быть конкурентоспособными в газетном мире, ради которых человек купит эту газету.

Корреспондентам приходится трудиться крайне напряженно, чтобы увидеть свой материал в газете или на телевидении. А потому они задают жесткие и хитроумные вопросы. Журналисты крайне настойчивы в своих требованиях, многие из них никогда не примут в качестве ответа «может» или «поживем — увидим».

Некоторые журналисты упорно работают над тем, чтобы добиться репутации жесткого репортера, а затем стараются поддержать свой имидж. Обычно журналисты имеют доступ к материалам о вас и вашей семье, обо всем том, что, казалось бы, касается только вас.

Поэтому вы должны очень хорошо подготовиться, заранее планируя, какую информацию о себе вам бы хотелось видеть опубликованной, а также как та или иная ваша реплика будет звучать в новостях.

Вы должны предвидеть основные и самые каверзные вопросы, которые корреспонденты могут вам задать, ведь на них в любом случае придется отвечать, причем практически не задумываясь, не раздражаясь и не суетясь.

Каждый из нас имел возможность наблюдать, как кандидаты в депутаты, актеры или другие общественные деятели теряли самообладание, когда их напрямую спрашивали о членах семьи, об их личной жизни, о неблаговидных поступках в юности, о финансовых скандалах или ошибках прошлого. Неважно, считаете вы такие вопросы беспардонными или нет, репортеры задают и будут задавать эти вопросы, а тот, кого спрашивают, должен быть готовым отвечать или парировать вопрос, не «потеряв лицо».

Если вам задали неприятный или провокационный вопрос, прежде чем отвечать, сделайте небольшую паузу, чтобы подобрать слова.

Если необходимо, вы можете выиграть несколько секунд, повторив вопрос и прокомментировав его, сказав, к примеру: «О, это серьезная проблема», или что-то в этом роде.

Затем должен последовать хорошо обдуманный ответ, который вы хотели бы увидеть в заголовках завтрашних газет.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Правила организованности и самодисциплины

Старайтесь обратить общение с прессой себе на пользу. Избавьтесь от убеждения, что от журналистов можно ожидать одних только неприятностей.

Если вы должны дать на вопрос мгновенный ответ, нужно посмотреть тому, кто его задал, в глаза и сказать какую-нибудь простую вещь — это может быть даже сожаление по поводу того, что сейчас вы не можете ответить на этот вопрос, так как не обладаете необходимой информацией, или он вообще должен быть адресован не вам.

Если вы освоили искусство общения с журналистами, правильно оценивая себя и зная, что принесет вам пользу, а что нет, можно попробовать извлечь выгоду из выступлений на публике, создать себе рекламу. Однако избегайте перебора, не стоит раздражать людей постоянным мельтешением на экране.

Постарайтесь познакомиться с лучшими журналистами.

Представители лобби, служб общественных связей, пресс-секретари и им подобные предпринимают значительные усилия, чтобы понять подоплеку публичных выступлений и стиль репортажей в печати и на телевидении, стараются узнать о всевозможных пристрастиях ведущих репортеров, издательств и студий.

Каждый журналист имеет свое собственное мнение, пристрастия, позицию, свои симпатии и антипатии. Но как профессионал он должен избавляться от эмоций и быть беспристрастным. Тем не менее, очевидно, что журналисты к некоторым общественным деятелям относятся лучше, чем к другим.

Некоторые известные люди встречают журналистов, как личных друзей, приглашая их домой, в общении не проявляют высокомерия. Такие люди, без сомнения, пользуются расположением прессы. Но чаще всего общественные деятели относятся по отношению к прессе враждебно и недоверчиво, их дискомфортное состояние при общении с корреспондентами очевидно.

Нет необходимости добиваться близкой дружбы с репортером, но нет ничего предосудительного и в приятном «кулуарном» знакомстве с журналистом, с которым вы сталкиваетесь как бы случайно или для обсуждения профессиональных вопросов.

В ходе различных интервью представители прессы часто задают деликатные или каверзные вопросы.

Подумайте,

возможно, вам стоит завести записную книжку с отрывными страницами, чтобы записывать вопросы, которые вам задают наиболее часто. В нее можно было бы записать удачные и точные ответы, продуманные заранее. В эту книжку вы также можете заносить факты, цифры и даты, которые могут понадобиться в беседе.

На первую страницу вынесите наиболее опасные вопросы, которые могут задать репортеры. Попробуйте предугадать сложные, важные и скользкие вопросы, те, которых вы боитесь, неправильный ответ на которые может иметь нежелательные последствия.

Также включите вопросы, ответы на которые требуют знания конкретных технических данных или знакомства с обширным фактическим материалом. Попробуйте, как в игре КВН, набросать несколько заготовок, которые пригодятся при ответе на любой вопрос.

В интервью вы можете так и сказать: «Я предвидел, что вы зададите этот вопрос, а потому подготовился заранее…», а затем прибегнуть к помощи «волшебной книжечки». Если это необходимо, составьте алфавитный указатель книжки.

После каждого вопроса напишите обстоятельный и точный ответ.

Даже если вы являетесь признанным профессионалом в своей области и вполне компетентны для того, чтобы грамотно ответить на поставленный вопрос, вы можете в какой-то момент просто растеряться и не суметь четко сформулировать ответ.

Чтобы избежать таких неловких ситуаций, нужно перед поединком с репортером просмотреть заготовленные заранее ответы. Без наличия такой книжки вы можете сделать неправильное заявление или будете выглядеть неуверенно. Хуже всего, если такой казус произойдет на встрече с телерепортером.

Помните, что написанные в вашей записной книжке ответы должны быть ориентированы скорее на слушателей или телезрителей, чем на корреспондентов. Поэтому вам необходимо определить ключевые моменты своей позиции и неоднократно возвращаться к ним в вашем выступлении. В зависимости от ситуации вы можете варьировать ответы, но основная линия должна быть все той же.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Почему русские не улыбаются

Общественным деятелям, работающим в одной команде, часто задают одни и те же вопросы. В этом случае необходимо давать идентичные по смыслу ответы, но по возможности излагать информацию в разном стиле.

Постоянно обновляйте записи, занося в записную книжку информацию из относящихся к делу телепередач и текущих статей. Ваши подчиненные могут оказать вам большую помощь, внося дополнения в ваши записи. Включите в них статистические данные, цитаты и результаты соответствующих исследований или опросов, укрепляющие вашу позицию.

Весь вспомогательный материал поместится в миниатюрную книжку, которую вы будете носить в кармане. С таким помощником вы будете чувствовать себя комфортно и легко.

Если вы готовите заявление, чтобы опубликовать его в вечерних новостях, назначайте время конференции таким образом, чтобы журналисты имели возможность присутствовать на пресс-конференции, затем вернуться на свои рабочие места и отредактировать материал для эфира. Правильный выбор времени очень важен.

Традиционно после официальной части пресс-конференции журналисты собираются вокруг ее устроителей. Они задают уточняющие вопросы, отыскивают материал для специальных заметок, охотятся за высказываниями для вечерних новостей.

Будьте осторожны, когда критикуете какую-то организацию или конкретного человека во время пресс-конференции или просто на людях.

Если эти высказывания — ваше субъективное мнение, не исключено, что ваши слова ударят по вам же.

Ваши собеседники могут и не вспомнить, что вы конкретно сказали, но зато прекрасно запомнят, как «мерзко» вы вели себя по отношению к какой-то персоне или к какой-то организации.

Когда вы публично критикуете или пытаетесь смутить своих противников, вы показываете свои слабости, и не более того. Точно так же и ваш противник, который, работая на публику, намеренно приводит вас в замешательство, выглядит в ее глазах не лучшим образом. Следует избегать копания в «грязном белье» и не бросать ложные обвинения — это может иметь неблагоприятные последствия для обеих сторон.

Многие политики «прогорают» на том, что неверно ведут себя перед телекамерами. Люди жаждут скандалов, но зачастую человек, который устроил скандал, становится в глазах публики клоуном, его уже не воспринимают всерьез.

А потому, задумывая кого-то облить грязью, чтобы избавиться от конкурентов, позаботьтесь о том, чтобы самому выйти сухим из воды, привлеките третьих лиц, чтобы можно было выступить с позиции не обвинителя, а наблюдателя. Если вас облили грязью, постарайтесь скрыть свой гнев, сохраняйте спокойствие, призовите на помощь чувство юмора.

Таким образом вы сможете не только избежать гнева публики, но и завоевать ее симпатию, а если сделаете изящный ход и предложите своему сопернику обсудить возникшую проблему, встретившись лицом к лицу, да еще и проведете поединок достойно.

Источник: http://www.elitarium.ru/kak_provesti_presskonferenciju/

Ссылка на основную публикацию